PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 6 Yogyakarta mempunyai berbagai macam dokumen dari kegiatan tata usaha salah satunya yaitu korespondensi atau surat menyurat. Kapasitas arsip perusahaan cukup tinggi sehingga sistem pengelolaan dan penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus dilakukan secara teliti agar arsip lebih cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 6 Yogyakarta menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi atau otomasi kearsipan. Aplikasi yang digunakan dalam penyimpanan arsip secara elektronik ini yaitu Rail Document System (RDS). Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai dalam pengarsipan dokumen agar lebih menghemat waktu, biaya serta tenaga yang dikeluarkan perusahaan. Pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik Melalui Rail Document System (RDS) di PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 6 Yogyakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini yaitu pengamatan langsung. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi partisipatif, mengkaji dokumen atau arsip dan triangulasi data. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan meliputi mengamati sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip elektronik dan berpartisipasi langsung dalam penginputan data untuk penyimpanan arsip elektronik melalui Rail Document System (RDS) di unit dokumen PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 6 Yogyakarta.
Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa penyimpanan arsip di PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 6 Yogyakarta ini menggunakan metode scanning ke dalam komputer yang kemudian disimpan melalui Rail Document System (RDS). Pengelolaan dan penyimpanan dilakukan oleh unit dokumen. Arsip yang disimpan dalam Rail Document System (RDS) yaitu berupa surat masuk dan dokumen kerja perusahaan. Sistem penyimpanan arsip elektronik terdapat beberapa komponen yang saling berkaitan meliputi memindahkan dokumen dengan cara menscan dokumen, menyimpan dokumen kedalam Rail Document System (RDS), mengindeks dokumen dengan kata kunci, dan mengontrol akses dengan cara membatasi akses untuk menjaga keamanan dokumen. Asas yang digunakan dalam penyimpanan arsip perusahaan yaitu asas sentralisasi dan asas gabungan.
Kata kunci: Sistem Penyimpanan Arsip, Arsip Elektronik, Rail Document System (RDS).
