Keberadaan PT Industri Kereta Api (Persero) tidak hanya mencakup terkait dengan teknologi pembuatan perkeretaapian semata. Kelancaran dalam penyelesaian pembuatan kereta api disebabkan oleh beberapa faktor, salah satu diantaranya adalah kegiatan surat-menyurat. Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun merupakan salah satu bagian yang tugasnya mengelola surat menyurat. PT Industri Kereta Api (Persero) unggul dalam teknologi pembuatan kereta api, tetapi untuk sistem pengelolaan surat kurang berjalan secara optimal karena belum dilaksanakan secara sistematis.
Pengamatan ini bertujun untuk mengetahui dan mendeskripsikan dengan jelas terkait dengan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan di PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun.
Metode pengamatan yang digunakan bersifat deskriptif kualitatif. Metode pengamatan yang memanfaatkan data kualitatif dan dijabarkan secara deskriptif terkait sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun. Jenis pengamatan ini menampilkan hasil data apa adanya tanpa proses manipulasi atau perlakuan lain. Untuk mengumpulkan data yang aktual menggunakan teknik observasi partisipatif, wawancara, mengkaji dokumen, dan dokumentasi.
Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun adalah sistem penginputan surat masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, manajemen kearsipan yang kurang baik, pelaksanaan prosedur surat yang tidak sesuai, serta keterlambatan dalam pengelolaan surat dikarenakan kondisi pandemi Covid-19. Hal ini mengakibatkan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar kurang berjalan secara optimal.
Maka dari itu, perlunya kerjasama yang baik dengan karyawan, sebaiknya segera diciptakan aplikasi khusus secara sistematis yaitu dengan membuat aplikasi persuratan yang berbentuk e-persuratan yang berbasis web, perbaikan prosedur-prosedur tata cara pengelolaan surat dengan meperketat kembali peraturan-peraturan yang berlaku terkait dengan prosedur pengelolaan surat agar pegawai dalam melaksanakan tugasnya dapat bekerja dengan baik dan benar tanpa adanya kendala.
Kata kunci : pengelolaan surat, surat masuk dan surat keluar.
