MUHAMMAD FARHAN WILDAN. D1519057. PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MENGGUNAKAN APLIKASI E-OFFICE PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KABUPATEN BLORA. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret. 2022. 48 Halaman.
Tugas akhir ini ditujukan untuk mendeskripsikan bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Blora. Metode pengamatan yang digunakan adalah metode kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen.
Pengelolaan surat di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Blora meliputi pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar. Pada pengelolaan surat masuk meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, pengagendaan dan penyimpanan. Sedangkan pada pengelolaan surat keluar meliputi pembuatan konsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat oleh kepala dinas, penomoran dan pengagendaan surat oleh pengurus surat kemudian surat dikirim dan ada yang diarsipkan. Dalam pelaksanaan penerimaan surat masuk dapat dilakukan secara elektronik maupun manual serta dalam pengiriman surat keluar dapat dilakukan secara manual dan elektronik. Untuk pelaksaaan secara elektronik menggunakan aplikasi E-Office.
Pada saat pelaksanaan pengamatan, penulis menemukan beberapa hambatan dalam pengelolaan surat di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Blora meliputi penggunaan aplikasi E-Office yang harus tersambung dengan internet sering terhambat karena jaringan internet terganggu sehingga menyebabkan proses penerimaan dan pengiriman surat menjadi terhambat, dalam membuat konsep surat keluar sering terjadi kesalahan dalam penyusunannya sehingga tidak efisien waktu dan pemborosan kertas, serta dalam proses pengarsipan tidak ada prosedur pengarsipan yang baik dan tidak ada petugas khusus untuk menangani arsip sehingga penataan arsip tidak rapi dan susah untuk menemukan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Adapun saran penulis untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak yang berkepentingan, diantaranya mengingat pentingnya arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali maka akan lebih baik jika Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Blora menerapkan penyimpanan arsip yang baik, seperti penataan arsip yang ditata sesuai urutan tahunnya agar arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali dan agar efisien waktu dalam pembuatan konsep surat keluar maka sebaiknya dibuat pedoman konsep surat keluar.
