Tujuan penelitian ini adalah: (1) Untuk mengetahui pelaksanaan mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Kantor Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus. (2) Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Kantor Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus. (3) Untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Kantor Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip atau dokumen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik uji validitas data yang digunakan adalah trianggulasi sumber dan trianggulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian ini diperoleh simpulan (1) Mekanisme pengurusan surat masuk dan surat keluar di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus (a) Surat Masuk. 1) Surat diterima, kemudian dikelompokkan berdasarkan surat terbuka dan surat tertutup. 2) Surat tertutup langsung disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. 3) Surat terbuka dipilah menjadi surat terbuka penting dan surat terbuka biasa. 4) Surat kemudian masuk pada bagian registrasi umum di bagian loket surat. 5) Surat terbuka penting kemudian ditindaklanjuti Panitera Muda Pidana, sedangkan surat terbuka biasa ditindaklanjuti oleh Ketua/ Wakil Ketua. 6) Surat kemudian didisposisikan kepada Panitera/ Wakil Panitera atau Sekretaris sesuai dengan perihal surat. 7) Surat masuk kemudian didistribusikan ke Kepaniteraan bersangkutan (dari Panitera) dan ke Kasubag bersangkutan (dari Sekretaris) (b) Surat Keluar. 1) Pengonsepan dan pengetikan surat dilakukan masing-masing sub bagian pencipta surat. 2) Surat kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh pimpinan masing-masing sub bagian. 3) Surat kemudian ditandangani oleh pimpinan pengadilan. 4) Pembubuhan nomor surat dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan. 5) Surat kemudian diberi cap dan dicatat dalam buku pengeposan serta lembar pengiriman. 6) Surat dikirim dengan kurir atau melalui pos. (2) Hambatan-hambatan dalam Mekanisme Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar. (a) Tidak adanya tenaga ahli surat. (b) Ruang penyimpanan semakin sempit. (c) Pengetahuan pegawai tentang mail handling. (d) Kurangnya perhatian terhadap pengamanan surat. (3) Upaya Untuk Mengatasi Hambatan dalam Mekanisme Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar. (a) Permintaan pengadaan pegawai mail handling. (b) Pengajuan ruang arsip baru. (c) Kerjasama pegawai dengan mahasiswa/siswa magang. (d) Memaksimalkan penggunaan aplikasi E-Surat dan SIPP.
Kata Kunci : mekanisme pengurusan surat, surat masuk, surat keluar, pengadilan negeri.
