Fathonah Lestari. V0720036. “Sistem Penyimpanan Arsip Statis Media Baru di Arsip Nasional Republik Indonesia.”

Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2023. 112 Halaman.

Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan lembaga kearsipan nasional yang melakukan kegiatan pengolahan arsip statis berskala nasional yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, maupun perseorangan. Arsip statis sebagai memori kolektif bangsa harus disimpan dengan tepat dan dijaga kelestariannya. Pentingnya penyimpanan arsip bertujuan untuk menjaga arsip agar dalam kondisi baik dan memudahkan penemuan kembali arsip. Arsip statis yang tersimpan di depo Arsip Nasional Republik Indonesia tidak hanya arsip statis media kertas/konvensional saja, tetapi terdapat juga arsip statis media magnetik maupun media elektronik yang disebut arsip statis media baru. Arsip statis media baru yang disimpan di depo Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki jumlah yang banyak, sehingga diperlukannya sistem penyimpanan arsip yang tepat dan efektif untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Tujuan pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Statis Media Baru di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini yaitu deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode observasi partisipatif, wawancara dan mengkaji dokumen serta arsip. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan ini meliputi mengamati kegiatan penyimpanan arsip statis media baru di depo arsip media baru dan berpartisipasi langsung dalam kegiatan penyimpanan arsip statis media baru hingga kegiatan penemuan kembali arsip statis media baru di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Hasil pengamatan mendeskripsikan sistem penyimpanan arsip statis media baru di Arsip Nasional Republik Indonesia, sistem penyimpanannya melalui kegiatan akuisisi arsip, verifikasi arsip, serah terima arsip dan penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip statis media baru menggunakan Sistem Penelusuran Digital (SURDI) untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Arsip statis media baru meliputi arsip foto, arsip video, arsip film, arsip rekaman suara, arsip mikrofilm, arsip mikrofische, arsip piringan hitam, arsip optical disk, arsip flashdisk dan arsip hardisk. Penyimpanan arsip statis media baru dilakukan secara terpusat (sentralisasi) pada depo arsip media baru yang dilengkapi dengan sarana dan prasana yang mendukung. Arsip statis media baru disimpan di depo arsip dengan pengaturan ruangan khusus berdasarkan media arsipnya. Arsip statis media baru juga dilakukan perawatan secara rutin untuk menjaga fisik arsip statis media baru. Selain itu, arsip statis media baru juga dapat dipinjam oleh publik sebagai sumber referensi pada layanan akses arsip statis di Arsip Nasional Republik Indonesia.