Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) merupakan instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi dalam menunjang segala urusan pemerintahan pada bidang pengadaan barang dan jasa. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa memiliki salah satu tugas dan fungsi yakni mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa. Perencanaan pengadaan merupakan langkah awal dari proses pengadaan, dimana akan menentukan proses pengadaan berikutnya. Untuk mewujudkan pelayanan yang maksimal maka BPBJ mengoptimalkan perencanaan pengadaan yakni sistem informasi rencana umum pengadaan. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui sistem informasi manajemen perencanaan pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Kota Surakarta dan hambatan apa yang dialami selama proses perencanaan pengadaan. 

Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah observasi berperan, yakni dengan menjelaskan peristiwa atau kegiatan dari data dan informasi yang penulis dapatkan selama kegiatan. Melalui observasi berperan tersebut, penulis ikut serta dalam setiap proses perencanaan pengadaan dari awal hingga akhir. Teknik pengumpulan data yang  digunakan yakni melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Kegiatan tersebut dimulai dari proses identifikasi pengadaan barang/jasa, penetapan jenis barang/jasa, cara pengadaan, pemaketan, waktu pemanfaatan barang/jasa, anggaran pengadaan. Keberlangsungan sistem perencanaan pengadaan barang dan jasa ini didukung oleh beberapa komponen yang terdiri atas: 1) Perangkat keras, 2) Perangkat lunak, 3) Pengguna, 4) Prosedur, 5) Basis data, 6) Jaringan. Hasil pengamatan yang dilakukan penulis adalah proses sistem informasi manajemen perencanaan pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Kota Surakarta. Terdapat beberapa hambatan yang ditemukan pada proses perencanaan pengadaan yakni kesalahan atau gangguan dalam tarik data, sistem server masih belum stabil atau server down, dan pengguna dalam penerapan masih belum terlalu memahami fitur-fitur yang ada.