×
Pelaksanaan kegiatan digitisasi koleksi, sering kali dihadapi berbagai kendala yang
menyebabkan ketidaksesuaian dalam proses pelaksanaan digitisasi, sehingga hasil
data digital menjadi kurang maksimal dan sulit dimanfaatkan oleh pengguna. Oleh
karena itu, diperlukan upaya optimalisasi guna menjadikan proses digitisasi
menjadi lebih efektif, efisien, dan konsisten. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui proses digitisasi koleksi “Terbitan Kemlu” di Perpustakaan Diplomasi
Kementerian Luar Negeri serta optimalisasi yang dilakukan di Perpustakaan
Diplomasi dalam kegiatan digitisasi koleksi “Terbitan Kemlu”. Metode penelitian
yang digunakan yaitu penelitian kualitatif, dengan teknik pengumpulan data
menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil dari penelitian
menunjukkan Perpustakaan Diplomasi Kementerian Luar Negeri telah
melaksanakan kegiatan digitisasi koleksi melalui empat proses utama, yaitu: (1)
data creation, mencakup akuisisi dan digitisasi data, meskipun belum sepenuhnya
diterapkan karena belum adanya standar atau kebijakan khusus serta belum
dilakukan quality control; (2) data management, meliputi pencatatan,
pengelompokan, pembuatan metadata, dan pengaturan hak akses, yang telah
dilaksanakan dengan baik melalui pengelompokan koleksi TK, pembuatan
metadata dalam Excel, dan pembatasan akses; (3) data preservation, berupa
pencadangan data dan pembuatan database untuk menjaga keberlangsungan jangka
panjang dari file digital. Perpustakaan Diplomasi melakukan pencadangan ke 2
(dua) media penyimpanan, yaitu hardisk eksternal dan Google Drive; serta (4) data
provision, mencakup pencarian dan penyebarluasan data digital, yang belum
diterapkan oleh Perpustakaan Diplomasi melalui integrasi data dan kemas ulang
informasi akibat keterbatasan SDM dan waktu. Oleh karena itu, optimalisasi
digitisasi koleksi TK yang dilakukan di Perpustakaan Diplomasi antara lain adalah
melakukan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan proses bisnis
terkait pelaksanaan digitisasi, serta integrasi data ke dalam sistem otomasi
perpustakaan berupa SLiMS. Optimalisasi ini bertujuan untuk mendukung
kelancaran dan keberhasilan proses digitisasi agar dapat berjalan efektif dan
konsisten.