Pelaksanaan sistem kearsipan pada sub bagian administrasi di PDAM kota Surakarta
Penulis Utama
:
Arinta Galih Pawestri
NIM / NIP
:
D1508010
×Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat menunjang
kelancaran tugas dan fungsi suatu organisasi. Namun sampai saat ini masalah
kearsipan masih kurang mendapat perhatian. Pengamatan ini bertujuan untuk
mengetahui pelaksaan sistem kearsipan pada kantor PDAM Surakarta serta untuk
mengetahui hambatan-hambatan yang timbul dalam pelaksanaan sistem kearsipan.
Dalam melakukan Pengamatan ini penulis mengambil lokasi di Sub
Bagian Administrasi kantor PDAM Surakarta, Jenis pengamatannya adalah
deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data berasal dari nara
sumber dan dokumen/arsip-arip. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini
menggunakan teknik wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Proses
analisis data meliputi reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan atau
verifikasinya. Pelaksanaan sistem kearsipan pada Sub Bagian Administrasi di PDAM
Surakarta dimulai dari Pengurusan surat masuk dan surat keluar, setiap surat yang
dikelola baik surat masuk maupun surat keluar dicatat dalam agenda surat
masuk/surat keluar dan dikontrol dengan kartu kendali. Penyimpanan arsip
menggunakan azas desentralisasi dengan pengurusan surat satu pintu. Sistem
penyimpananannya menggunakan sistem nomor dengan prosedur memasukkan
berkas ke dalam ordner secara kronologis tanpa dipadukan dengan sekat
(guide/folder), sehingga sedikit menyulitkan dalam penemuan kembali arsip.
Peminjaman arsip belum dilaksanakan dengan baik, karena tidak ada prosedur
khusus dalam peminjaman arsip dan lama peminjaman tidak ditentukan. Sehingga
jika ada arsip yang hilang sulit untuk dilacak. Kegiatan pemeliharaan
dilaksanakan dengan melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip,
menjaga kebersihan ruang penyimpanan dan pengaturan ruangan. Penyusutan
arsip dilakukan dengan cara memindahkan ke gudang arsip, sedangkan
pemusnahan arsip belum pernah diadakan. Fasilitas kearsipan secara kualitas
telah memadai untuk pelaksanaan sistem kearsipan, akan tetapi kuantitas beberapa
perabotan perlu ditambahkan. Hambatan-hambatan seperti ruang penyimpanan
arsip masih bercampur dengan ruang kerja bagian lain, kurangnya pelayanan
terhadap pengguna arsip, dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih
kurang maksimal, kegiatan penyimpanan arsip masih kurang teratur, belum ada
pegawai yang bertugas menangani khusus bidang kearsipan.
×
Penulis Utama
:
Arinta Galih Pawestri
Penulis Tambahan
:
-
NIM / NIP
:
D1508010
Tahun
:
2011
Judul
:
Pelaksanaan sistem kearsipan pada sub bagian administrasi di PDAM kota Surakarta
