Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
Penulis Utama
:
Indah Septiasri Purnama Sari
NIM / NIP
:
D1508100
×Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan
dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta dapat mengetahui berbagai
kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran,
agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan
kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan
menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada Bagian
Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta.
Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi (
Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh
berdasarkan informan, peristiwa atau aktivitas, dokumen dan arsip.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh pengamat di Kantor Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperoleh bahwa pengelolaan
dokumen Akta Kelahiran yaitu mulai dari dokumen masuk sampai dengan dokumen
keluar. Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi merupakan dokumen
yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi
untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Sedangkan dokumen keluar
adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bidang dokumentasi dan informasi karena
pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat
diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau
musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib.
Proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi
masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan dalam penulisan cover pada label
berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis
tangan dan sebagian diketik menggunakan komputer, terdapat warna cover sampul
pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan
petugas dalam melakukan pencarian dokumen. terdapat beberapa dokumen yang tidak
urut dalam penempatannya sehingga dalam pencarian dokumen tidak cepat
ditemukan.
×
Penulis Utama
:
Indah Septiasri Purnama Sari
Penulis Tambahan
:
-
NIM / NIP
:
D1508100
Tahun
:
2011
Judul
:
Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
