ABSTRAK
Administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.Kearsipan merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Kearsipan merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam kearsipan terkandung banyak sekali informasi dari arsip, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegitan-kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.
Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Kearsipan di Dinas Peridustrian dan Perdagangan Kabupaten Sukoharjo. Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi kearsipan, maka dalam kegiatan administrasi harus dilakukan dengan segala sesuatu yang berkaitan dengan administrasi. Pengamatan yang dilakukan oleh penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu mendeskripsikan mengenai Administrasi Kearsipan diDinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Sukoharjo. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, aktivitas, dokumen terkait dengan administrasi kearsipan di Sekretariat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Sukoharjo. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen yang berupa berkas dan arsip yang berkaitan dengan administrasi kearsipan di Sekretariat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Sukoharjo.
Hasil dari pengamatan yang dilakukan di Sekretariat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Sukoharjo, penulis memaparkan bahwa kegiatan administrasi kearsipanterdiri dari: pencatatan dan penerimaansurat masuk dan surat keluar; penyimpanan arsip yang meliputi asas penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip, proses menyimpan arsip, pemeliharaan arsip, ruangan arsip; penyusutan dan pemusnahan.
Berdasarkan hasil pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa administrasi kearsipan telah berjalan dengan baik, hanya mungkin kurang dalam pemeliharaan arsip, perlu adanya ruangan khusus arsip dan diadakan penyusutan dan pemusnahan secara berkala.
Kata Kunci : Administrasi, Kearsipan, Administrasi Kearsipan
ABSTRACT
Archiving Administration is a process of archiving organizing activity using a certain system, so that the archives can be retrieved when necessary. Archive is an important part of whole organization activity. Archiving is an evidence of entire activity existing in an organization. Archive contained so much archival information, like the history of an organization’s establishment, activities undertaken, and activities to be undertaken. For that reason, archive is made into a memory or recording, information and historical centers. Recalling the importance of archive function, archive also becomes one of consideration in determining the future policy for an organization.
This observation aimed to describe and to explain archive administration in Industrial and Trade Service of Sukoharjo. In the attempt of improving archiving administration quality, the administration activity should be carried out related to administration. The writer employed descriptive method, describing the archiving administration in Industrial and Trade of Sukoharjo Regency. The data source obtained was based on informant, activity, and document relevant to archiving administration in Industrial and Trade Service Secretariat of Sukoharjo. The techniques of collecting data used were interview, observation and document study constituting document and archive related to archiving administration in Industry and Trade Service Secretariat of Sukoharjo Regency.
The result of observation conducted on Industry and Trade Service Secretariat of Sukoharjo Regency, the writer explained that archiving administration activity consisted of: recording and receiving in-mail and out-mail; archive storage including archive storage principle, archive storage system, archive storage process, archive maintenance, archive room; shrinkage and eradication.
Considering the result of observation, the writer concluded that archiving administration had run well, despite some shortages in archive maintenance; there should be a specific-archive and periodical shrinkage and eradication.
Keywords: Administration, Archiving, Archiving Administration.