Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran tugas dan fungsi suatu organisasi. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu situasi. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui tata kearsipan pada PDAM Tirta Lawu Karanganyar serta untuk mengetahui hambatan-hambatan yang timbul dalam tata kearsipan.
Dalam melakukan pengamatan ini penulis mengambil lokasi di PDAM Tirta Lawu Karanganyar dan jenis pengamatannya adalah deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif.Sumber data berasal dari narasumber dan dokumen/arsip-arsip.Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Proses analisis data meliputi reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan atau verifikasinya.
Arsip yang terdapat dan dikelola PDAM Tirta Lawu Karanganyar meliputi berbagai macam surat masuk, surat keluar, surat perjanjian, nota dinas, pengadaan barang dan jasa, perencanaan produksi, laporan keuangan, dan arsip pelanggan. Tata kearsipan di PDAM Tirta Lawu Karanganyar dimulai dari pengurusan surat masuk dan surat keluar. Setiap surat yang dikelola baik surat masuk maupun surat keluar dicatat dalam agenda surat masuk/surat keluar. Penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi.Sistem indeks menggunakan sistem kronologis.Peminjaman arsip belum dilaksanakan dengan baik, karena tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip. Sehingga jika ada arsip yang hilang sulit untuk dilacak.Kegiatan pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan melakukan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, menjaga kebersihan dan mengatur kelembaban ruangan penyimpanan arsip, dan menjaga keamanan arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara memisahkan arsip aktif dan inaktif ke dalam lemari arsip yang berbeda tetapi tetap dalam satu ruangan, sedangkan pemusnahan arsip belum pernah diadakan. Fasilitas kearsipan belum memadai terlihat dari minimnya alat korespondensi kearsipan seperti komputer serta minimnya lemari arsip. Hambatan-hambatan seperti ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja bagian lain, kurangnya pelayanan terhadap pengguna arsip, dalam pemeliharaan arsip masih kurang maksimal, kegiatan penyimpanan arsip masih kurang teratur, belum ada pegawai yang bertugas menangani khusus bidang kearsipan.
Kata Kunci : Arsip, Kearsipan, Tata Kearsipan