Tujuan pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa yaitukegiatan barang dalam suatu instansi mempunyai peran penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktivitas pembelian di instansi tersebut. Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai kegiatan atau menggambarkan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data yang digunakan yaitu : narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan dan dokumen/arisp yang digunakan. Usaha yang dilakukan untuk mendapatkan data-data tersebut dengan berbagai cara yaitu : wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan. Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen melalui tiga tahap yaitu : pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat dengan kondisi yang rinci dan mudah dipahami dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mempunyai prosedur yang baik, prosedur pengadaan dimulai dari penerimaan surat kebutuhan, penawaran harga barang, perbandingan harga barang, persetujuan, pemesanan pembelian, pemeriksaan, pendistribusian pesanan pembelian, dan pemeriksaan kesesuaian barang yang telah dikirim. Maka prosedur yang telah ditetapkan agar prosedur tersebut dapat membantu proses jalanannya pengadaan dan memperlancar produksi. penulis memberikan saran yang mungkin dapat membantu dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada masalah saat pengiriman barang dan nominal yang tidak cocok, maka yang harus dilakukan dengan menangani suatu masalah yang tidak diinginkan agar pihak perusahaan segera mengurangi kesalah pahaman pada supplier, sehingga supplier tidak dapat mengirimkan barang untuk mempunyai alasan yang tidak jelas. Maka, sangat perlu dari pihak perusahaan akan memberikan sanksi atau teguran agar supplier bisa mengerti dan memahami apabila pengiriman barang dan ketidak cocokkan nominal tersebut tidak diulangi lagi. Sehingga perusahaan tidak akan memutuskan kerjasama apabila supplier sudah melakukan perubahan pada masalah pengiriman atau delivery serta masalah nominal barang yang tidak cocok.
Kata Kunci: Pengadaan, Suku Cadang Mesin