ABSTRAK

Tujuan dari diadakannya penelitian ini untuk mengetahui: (1) Bagaimana pelaksanaan paperless office di Dinas Kebudayaan Kota Surakarta. (2) Apa saja masalah yang menghambat implementasi sistem paperless office di Dinas Kebudayaan Kota Surakarta. (3) Bagaimana solusi yang dapat diambil oleh Dinas Kebudayaan Kota Surakarta.

Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif-kualitatif  yang menggunakan  pendekatan  studi  kasus.  Sumber  data  yang  digunakan  adalah sumber data primer yang berasal dari informan, tempat dan peristiwa, serta dokumen-dokumen pendukung lainnya. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Selanjutnya, teknik pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  melalui wawancara,  observasi,  dan dokumentasi. Teknik uji validitas data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan tringulasi teknik. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.

Sistem paperless office pada ruang lingkup administrasi telah melibatkan beberapa proses, yakni proses menghimpun untuk mencari informasi, penggunaan aplikasi pendukung SIMARDI untuk pencatatan dokumen, penggunaan Google Drive dalam kegiatan menggandakan dan distribusi dokumen, penyimpanan dokumen secara online dan offline, serta    penggunaan beberapa perangkat dan aplikasi yang menunjang sistem paperless office. Selanjutnya, hasil dari penelitian ini juga menunjukkan adanya beberapa hambatan dalam implementasi sistem paperless office, di antaranya: terbatasnya kemampuan dan kemauan pegawai, kurangnya pemahaman tentang sistem paperless office, dan terjadinya kerusakan sarana   dan   prasarana   di   Dinas   Kebudayaan   Kota   Surakarta.   Berdasarkan gambaran proses dan hambatan dalam penerapan sistem paperless office tersebut, peneliti  dapat  mengidentifikasi  solusi  yang  diambil  guna  mengatasi  masalah, yakni: pengadaan pelatihan keterampilan bagi para pegawai, keberadaan mahasiswa magang dan pegawai muda yang membantu memperkenalkan modernisasi dalam kegiatan administrasi, serta perlunya perencanaan anggaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana yang menunjang sistem paperless office.
Kata kunci : sistem paperless office, peran, Dinas Kebudayaan Kota Surakarta, teknologi, aplikasi