Surat masuk merupakan salah satu kegiatan yang penting karena surat merupakan sarana tertulis untuk berkomunikasi dan menjalin relasi dengan pihak lain. Maka dari itu surat masuk harus dikelola dengan baik menggunakan sebuah sistem. Seperti pada Sekretariat PT BTN (Persero) Tbk. Kantor Cabang Solo yang menggunakan sistem virtual office dalam mengelola surat masuk. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui lebih dalam tentang gambaran umum mengenai sistem virtual office dalam mengelola surat masuk di Sekretariat PT BTN (Persero) Tbk. Kantor Cabang Solo. Metode pengamatan yang digunakan adalah metode deskripsi kualitatif yaitu dengan menggambarkan sistem virtual office dalam mengelola surat masuk di Sekretariat PT BTN (Persero) Tbk. Kantor Cabang Solo yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, observasi, dan arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa, atau aktivitas serta dokumen dan arsip. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa sistem virtual office dalam mengelola surat masuk memiliki beberapa tahapan. Seluruh pelaksanaan tahapan sistem virtual office dalam mengelola surat masuk di Sekretariat PT BTN (Persero) Tbk. Kantor Cabang Solo telah berjalan dengan baik. Namun dalam pengamatan penulis masih menjumpai beberapa kekurangan, sehingga menghambat proses pengelolaan surat masuk, seperti surat yang menumpuk di meja sekretaris, surat tercecer, sekretaris yang kurang teliti, dan pendistribusian surat yang mengalami keterlambatan. Oleh karena itu, saran yang dapat penulis sampaikan yaitu surat yang telah diterima sebaiknya segera ditangani dan sekretaris harus lebih teliti, serta surat sebaiknya segera didistribusikan setelah selesai discanning sebelum pekerjaan di sekretariat menumpuk.

Kata kunci : sistem, virtual office, surat masuk, sekretariat, PT BTN (Persero) Tbk. Kantor Cabang Solo