Pengamatan  ini  dilakukan  untuk  membahas  tentang  Sistem  Kearsipan Elektronik dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada Divisi Kesekretariatan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan bagaimana Sistem Kearsipan Elektronik mengenai surat masuk online, surat masuk offline, surat keluar online dan surat keluar offline dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
Pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif dengan cara melalui observasi untuk menggambarkan atau mendapatkan data tentang bagaimana Sistem Kearsipan Elektronik  yang dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur yang ditulis berdasarkan fakta dan kondisi yang sebenar- benarnya, sumber data tersebut diperoleh melalui wawancara yang dilakukan dengan pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, dan juga terdapat dokumen atau arsip sebagai penunjang dalam penulisan.
Hasil pengamatan  yang telah diamati oleh penulis di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur adalah Sistem Kearsipan Elektronik yang proses pengarsipannya  secara  elektronik  dengan  menggunakan  Aplikasi  Manajemen Surat (AMS). Surat masuk pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur terbagi
menjadi dua macam surat yaitu surat masuk online dan surat masuk offline.
Sistem Kearsipan Elektronik pada surat masuk online yang tahapannya dimulai dari penerimaan surat melalui email atau Aplikasi Manajemen Surat (AMS), membuka surat, pendisposisian atau penindaklanjutan surat dan juga pengarsipan surat sedangkan untuk Sistem Kearsipan Elektronik surat masuk offline yang tahapannya dimulai dari penerimaan surat melalui kantor pos atau jasa kurir lainnya, melakukan scanner surat, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pendisposisian atau penindaklanjutan surat dan juga pengarsipan surat yang dilakukan secara elektronik maupun manual. Surat keluar pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur juga terbagi menjadi dua macam surat  yaitu  surat  keluar  online  dan  surat  keluar  offline.  Sistem  Kearsipan Elektronik  pada  surat  keluar online  yang tahapannya  dimulai  dari  pembuatan kosep surat, meminta persetujuan pimpinan, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pengiriman surat secara online dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) dan pengarsipan surat sedangkan untuk Sistem Kearsipan Elektronik surat keluar offline yang tahapannya dimulai dari penyiapan konsep surat, meminta persetujuan pimpinan, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pengiriman surat secara offline dengan melalui kantor pos atau kurir lainnya serta dilengkapi dengan buku eksperdisi pengiriman dan pengarsipan surat.
Kata Kunci : Sistem, Kearsipan, Kearsipan Elektronik, Aplikasi Manajemen Surat