Banyaknya akumulasi arsip yang setiap hari menumpuk di suatu lembaga baik di pemerintahan maupun swasta diperlukan adanya suatu pengelolaan arsip yang baik. Pengelolaan arsip memegang peranan penting di dalam suatu lembaga sebagai  media  dalam  memberikan  informasi  dan  sumber  rekaman  kegiatan maupun peristiwa dalam rangka menunjang kegiatan administrasi. Tujuan dari adanya pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip klaim di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Surakarta.

Metode pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu mendeskripsikan keadaan yang sebenarnya bagaimana pengelolaan arsip klaim di Badan Penyelenggara  Jaminan  Sosial  (BPJS)  Ketenagakerjaan  Kantor  Cabang Surakarta. Selain itu teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini antara lain wawancara, observasi, dokumen, perekaman dan studi pustaka.

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip klaim di Badan Penyelenggara  Jaminan  Sosial  (BPJS)  Ketenagakerjaan  Kantor  Cabang Surakarta meliputi beberapa kegiatan diantaranya penerimaan & pencatatan arsip, penataan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penemuan kembali arsip, peminjaman dan penyusutan arsip. Pengelolaan arsip di BPJS Ketenagakerjaan terdiri dari Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Arsip klaim di BPJS Ketenagakerjaan merupakan bagian dari arsip Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPK) yang berupa voucher jaminan. Ada empat macam jaminan yang ada di BPJS Ketenagakerjaan antara lain Jaminan Hari Tua, Jaminan Kecelakaan Kerja,  Jaminan  Kematian  dan  Jaminan  Pensiun.  Oleh  karena  itu,  di  dalam kegiatan mengelola arsip juga penting menjaga fisik arsip itu sendiri. Menjaga fisik arsip sendiri dimulai dari bagaimana alur penataan arsip klaim, kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan yang baik sehingga arsip yang ingin dipergunakan kembali dapat berfungsi dengan baik dan dengan jangka waktu yang lebih lama. Terkait dengan permasalahan seperti tempat penyimpanan arsip diperlukan penambahan rak arsip sebagai tempat meletakan boks arsip yang berisi berkas klaim dari adanya kegiatan yang diajukan oleh peserta BPJS Ketenagakerjaan. Selain itu juga mempergunakan aplikasi khusus terkait dengan kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan sehingga tidak lagi dilakukan secara manual.