Abstrak

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi atau perusahaan, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan pada lembaga atau instansi tersebut. Suatu organisasi tidak dapat memberikan data dan informasi secara baik, benar dan akurat jika organisasi atau perusahaan tersebut tidak memelihara kearsipan dengan baik dan benar. Faktor yang menyebabkan organisasi atau perusahaan belum atau tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya adalah kurang adanya kesadaran dari pegawai akan pentingnya di dalam administrasi kearsipan.
Tujuan pengamatan ini untuk mengetahui tata kearsipan Transfer Order (TO) Removal bagian pergudangan di PT. Garudafood Putra Putri Jaya Pati. Pengamatan ini dilakukan dengan cara observasi berperan. Teknik pengumpulan data dikumpulkan dan dilakukan melalui wawancara, observasi, dan pengumpulan dokumen.
Hasil dari pengamatan ini menunjukkan bahwa tata kearsipan Transfer Order (TO) Removal di gudang PT. Garudafood Putra Putri Jaya dilakukan sehari sekali yaitu pada pagi hari, pencatatan Transfer Order (TO) Removal yang belum diarsipkan dicatat di halaman depan dari ordner, ditulis secara manual, apabila Transfer Order (TO) Removal sudah diarsipkan catatan tersebut segera dihapus, asas yang digunakan untuk penyimpanan arsip menggunakan asas desentralisasi, sistem penyimpanan berdasarkan tanggal, proses penyimpanan dalam kegiatan pengolahan arsip Transfer Order (TO) Removal yaitu sebelum arsip-arsip disimpan di dalam ordner kemudian dimasukkan ke dalam ordner. Pemeliharaan arsip Transfer Order (TO) Removal di gudang PT. Garudafood Putra Putri Jaya mencakup pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, menjaga kebersihan tempat penyimpanan arsip, dan pengaturan ruang. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara pemindahan arsip. Fasilitas kearsipan yang tersedia di bagian gudang PT. Garudafood Putra Putri Jaya meliputi kardus, bolpoint, stapler, perforator, ordner, mesin scanner, stopmap coklat, spidol, lemari arsip. Ruangan arsip Transfer Order (TO) Removal yang berumur kurang dari tiga bulan ditempatkan satu ruangan dengan karyawan staf gudang PT. Garudafood Putra Putri Jaya dan yang berumur lebih dari tiga bulan dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip PT. Garudafood Putra Putri Jaya.

Kata Kunci : Tata Kearsipan, Kegiatan Pengarsipan, Transfer Order (TO) Removal