Abstrak

Tujuan pengamatan yang dilakukan oleh penulis pada PT. Pertamina EP Asset 4 Surabaya untuk mengetahui berjalannya sistem informasi administrasi korespondensi elektronik dalam penggunaan surat masuk dan keluar. Kegiatan administrasi dalam korespondensi akan lebih efektif dan efisien jika menggunakan sistem informasi berupa aplikasi maupun website, sehingga dapat mempercepat penyampaian informasi dengan cepat dan tepat.
Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah pengamatan deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis menggunakan motede wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Proses pengamatan meliputi kegiatan mengamati proses sistem yang digunakan dalam memasukkan surat masuk dan mengajukan surat keluar.
Hasil pengamatan yang diperoleh penulis terkait pelaksanaan administrasi korespondensi elektronik melalui sistem informasi berbasis website dengan jaringan LAN (Local Area Network). Sistem korespondensi ini disebut dengan e-correspondence yang berisikan proses penciptaan, revisi, persetujuan, pengiriman, pengendalian, penelusuran dan penyimpan serta memberikan disposisi yang dilakukan secara elektronik sehingga terciptanya keamanan, kerahasiaan, kecepatan pengiriman dan kemudahan dalam pencarian dokumen yang tepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memperlukan id pengguna serta password untuk melaksanakan kegiatan administrasi korespondensi. Terdapat alur surat masuk dan surat keluar dengan adanya tahap input, proses, dan hasil output. Dalam proses administrasi korespondensi melibatkan banyak sumber daya manusia yang mengoprasikan sistem e-correspondence yaitu sekretaris, pemegang agenda kendali, reviewer/approver dan operator fax untuk memperlancar proses administrasi.  Mengetahui bagaimana administrasi pada surat masuk dan surat keluar akan berjalan dengan menggunakan sistem korespondensi elektronik.

Kata kunci: Administrasi korespondensi elektronik.