ABSTRAK

Lutfi Rahmawati. D1519053. Digitalisasi Arsip Dinamis Inaktif Tekstual Melalui Aplikasi SIKD di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.Tugas Akhir. Studi Diploma III Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret. 2022. 98 halaman.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan di tingkat kota, salah satunya adalah mengelola arsip dinamis dari intern maupun Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di Kota Salatiga agar arsip yang dimiliki OPD tetap terjaga. Pengelolaan arsip inaktif meliputi penyimpanan dan pemeliharaan arsip, salah satunya yaitu digitalisasi arsip dinamis inaktif tekstual menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) mengingat fungsi arsip dinamis inaktif dalam kelangsungan organisasi frekuensinya sudah menurun dan tidak digunakan dalam kehidupan organisasi sehari-hari menjadikan arsip inaktif perlu dilakukan pengelolaan menggunakan sistem digital agar meminimalisir permasalahan-permasalahan seperti fisik arsip rusak atau hilang.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui mekanisme pelaksanaan digitalisasi arsip dinamis inaktif melalui aplikasi SIKD dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan digitalisasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan pengamatan berperan serta (participant observation) dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan staf bidang kearsipan sebagai informan, observasi meliputi mengamati sistem yang digunakan, dan dokumentasi. Hasil pengamatan menunjukan bahwa dalam pelaksanaan digitalisasi arsip dinamis inaktif dimulai dari tahap persiapan, scanning,importing, penyimpanan pada aplikasi SIKD, backup file arsip, penataan kembali, dan pembuatan berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang telah didigitalisasikan. Penggunaan aplikasi SIKD dalam digitalisasi arsip dinamis inaktif belum sepenuhnya optimal dikarenakan terbatasnya sumber daya manusia dan sarana prasarana serta kendala dalam penggunakan aplikasi SIKD salah satunya masalah jaringan yang tidak stabil dan hilangnya arsip jika terjadi pembaharuan sistem.

Kata Kunci: Aplikasi SIKD, Arsip Inaktif, Digitalisasi