PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 4 Semarang merupakan salah satu perusahaan transportasi yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah besar. Pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien menjadi penting untuk mendukung operasional perusahaan. Kapasitas arsip perusahaan cukup tinggi sehingga sistem pengelolaan arsip dalam perusahaan harus dilakukan secara teliti agar arsip lebih cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 4 Semarang menerapkan sistem informasi secara komputerisasi atau otomasi kearsipan yaitu Rail Document System (RDS). Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai dalam pengarsipan dokumen agar lebih menghemat waktu, biaya, dan tenaga yang dikeluarkan perusahaan. Pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan sistem informasi pengelolaan arsip dinamis menggunakan Rail Document System (RDS) di PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 4 Semarang.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini yaitu observasi partisipatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi arsip. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan meliputi mengamati sistem yang digunakan dan berpatisipasi langsung dalam memasukkan data untuk penyimpanan arsip elektronik menggunakan Rail Document System (RDS), serta pemeliharaan arsip hingga penyusutan arsip pada unit dokumen PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 4 Semarang.

Hasil pengamatan yang telah dilakukan yaitu uraian terkait sistem informasi pengelolaan arsip dinamis menggunakan Rail Document System (RDS) di PT Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 4 Semarang. Sistem ini sangat membantu dalam mengelola arsip mulai dari dokumen masuk hingga penyimpanan elektronik dokumen. Sistem informasi ini sudah menerapkan keamanan informasi dengan cara login menggunakan password dan user masing-masing yang bertujuan menjaga gangguan, kerusakan, dan penyalahgunaan sistem. Sistem informasi pengelolaan arsip dinamis terdapat komponen yang saling berkaitan meliputi memindahkan dokumen dengan cara pemindaian dokumen, menyimpan dokumen kedalam Rail Document System (RDS), dan mengindeks dokumen dengan kata kunci sesuai klasifikasi barcode dokumen.