ABSTRAK

LUTFIYAH NUR HIDAYAH D1519054. ”Sistem Informasi Arsip Dinamis Menggunakan Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) Berbasis Website Di Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah”

Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2022. 99 Halaman.

Pada era globalisasi saat ini teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat. Sehingga mempengaruhi tatanan kehidupan diberbagai bidang, dan mendorong perusahaan untuk menciptakan layanan akses informasi secara cepat dan mudah serta mampu meningkatkan aspek produktivitas dengan menekan biaya terendah terutama dibidang persuratan dan pengarsipan surat. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan di kantor agar lebih efektif dan efisien.

Dengan latar belakang diatas maka rumusan masalahnya yaitu “Bagaimana sistem informasi arsip dinamis pada aplikasi surat menyurat elektronik (ASME) berbasis website di Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah?” dan “Apakah kendala yang ditemui dalam menggunakan aplikasi surat menyurat elektronik (ASME) berbasis website di Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah?”

Jenis pengamatan yang dilakukan  dalam penulisan Tugas Akhir ini menggunakan metode deskriptif kualitatif, yakni dengan menggambarkan  bagaimana sistem informasi pada Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) di Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat yang sesuai fakta dalam pengamatan, dan berbagai sumber data yang diperoleh melalui narasumber ditempat pengamatan, serta dokumen dan arsip yang diperoleh dari hasil pengamatan. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan yakni wawancara dengan narasumber, observasi dilapangan, dan mengkaji dokumen arsip dinamis.

Hasil pengamatan yang diperoleh penulis terkait Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) di Perhutani Divisi Regional Jawa Tengah yakni setiap pegawai dari Direksi hingga pejabat jenjang jabatan V memiliki akun pada Aplikasi Surat Menyurat Elektronik untuk melakukan kegiatan pengelolaan persuratan dan pengarsipan dokumen. Sistem informasi pada ASME dioperasikan dengan menggunakan web browser seperti Mozila Firefox, Google Chrome, dsb. Output pada Aplikasi Surat Menyurat Elektronik (ASME) yaitu sebuah arsip dinamis yang tersimpan didalam aplikasi, berupa dokumen persuratan yang digunakan sebagai sumber informasi di Perhutani. Adapun kendala dalam penggunaan (ASME) yakni pertama pengajuan surat yang bersifat eksternal Perhutani masih menggunakan sistem konvensional/manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.  Kedua belum adanya pengelolaan seacara khusus pada arsip dinamis yang tersimpan pada Aplikasi ASME, sehingga beberapa dokumen arsip untuk 3 hingga 5 tahun terakhir mengalami kendala ketika dibuka.