Latar belakang penelitian ini adanya kendala pengiriman dokumen kependudukan yang menyebabkan dokumen gagal dikirim ke alamat tujuan, pemohon terlambat memperoleh dokumen kependudukan dan penumpukan dokumen kependudukan akibat dokumen gagal kirim di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kendala dalam pendistribusian dokumen kependudukan dan menyusun strategi optimalisasi pendistribusian dokumen kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar. Jenis penelitian ini merupakan penelitian empiris yang bersifat deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sumber data penelitian terdiri dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data diperoleh dengan menggunakan metode wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan meliputi reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan, dan verifikasi. Hasil penelitian diperoleh bahwa kendala dalam pendistribusian dokumen kependudukan meliputi kendala masyarakat tidak berada di alamat tujuan saat pengantaran dan tidak dapat dihubungi, tidak terpenuhinya berkas pendaftaran yang harus diserahkan kepada petugas pos, berkas yang diterima tidak sesuai, keterlambatan pengiriman oleh petugas pos, dan berkas yang dikirim atau diterima ganda. Peneliti merancang tracking pengiriman dokumen kependudukan dengan memanfaatkan fitur Google Spreadsheet sebagai strategi optimalisasi pendistribusian dokumen kependudukan. Tracking pengiriman dokumen kependudukan dapat dimanfaatkan oleh pihak masyarakat maupun instansi pemerintah untuk mengetahui keberadaan dokumen kependudukan.