Untuk mencegah surat hilang, keterlambatan dalam pendistribusian, sulit
menemukan kembali arsip yang telah disimpan, dan untuk mencegah bocornya
informasi di dalam surat yang dapat merugikan perusahaan, maka dibutuhkan
suatu pengelolaan surat di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan
adanya pengelolaan surat yang baik, maka dapat meminimalisir terjadinya
permasalahan yang mungkin dapat terjadi di dalam bidang pengelolaan surat pada
suatu organisasi.
Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui
bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Landasan
teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari
buku. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah
deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik
penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purpose sampling. Sumber data
diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip.
Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, mengkaji
dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan
data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi.
Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah Prosedur pengelolaan surat
masuk di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan
surat, pendisposisian surat, penggandaan surat, pendistribusian surat dan
penyimpanan surat. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi perintah
pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, pengetikan surat, penomoran surat,
penandatanganan surat, pemberian cap dinas, penggandaan surat, melipat dan
menyampul surat, mengirim surat, dan menyimpan tindasan surat. Sistem
pencatatan surat menggunakan sistem buku agenda dengan menggunakan sistem
komputer Microsoft Excel. Sistem pengarsipan surat (filing) menggunakan sistem
kronologi. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat masuk dan
surat keluar, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip. Untuk tata cara
penemuan kembali arsip yang telah disimpan yaitu dengan menggunakan tombol
CTRL+F pada catatan agenda surat masuk dan surat keluar pada sistem komputer
Microsoft Excel.
Kata Kunci : pengelolaan, surat